コミュニケーションの難しさ「倒置法と要約力」

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仕事はコミュニケーション能力で決まる

報連相

仕事をしていると「報連相」の伝え方が上手な人ほど出世しやすいように思える(ひがみなのかもしれない)。

  • 報告:悪いことや失敗したことこそ早く報告です。
  • 連絡:当たり前のように連絡をしあうことはビジネスの第一歩。
  • 相談:困ったら一人で悩まず、周りを巻き込み相談する。

組織で仕事をしている以上、絶対に必要なスキルですね。

「報告・連絡・相談」これを分かりやすく端的に伝える技として、「倒置法」という技がある。

倒置法

判断してほしいことや結果を先に伝え、自分が言いたいことがストレートに伝えることができる(実際の倒置法とは若干意味が異なる)。

説明が下手な人間は、最初の前段部分を話ししているうちに、意味が伝わらず本来伝えたいことまで話ができなくなる。

このような場合は最初に「●●です。何故ならば・・・」の方がシンプルでわかりやすいという特徴がある。

ちなみに実際の倒置法の例は「早く起きろよ!」→「起きろよ!早く!」と起きることを強調するような意味合いで、ビジネスとかの意味とは若干変わっている。

この倒置法はあくまでも、スピード重視で議論や根拠は後回しという感じもするので、実際にはケース・バイ・ケースだと思う。

お互いの認識や背景が一致している場合、初めて有効だと思うが、そのようなケースは多くはない。

課長クラスの管理者は、沢山の細々とした懸念事項をいつも抱えている。

大きな判断ではなく細々とした判断が必要な状態でいるため、結果を先に言われるとなんのこと?となってしまう。

もし「例のあれ!」で「了解した」は、意味が通じているのではなく、何も考えてはいないという意味だろう。

彼

課長!例のあれは5%まで値引きます。いいですよね。受注できそうなんですが、さらなる価格交渉を求められいるんです。

課長
課長

あれ?ってどのお客様?5%の妥当性は?

そうなんです。この例のように、まず相手と自分が同じ土俵に立って初めて有効な技です。

報連相は「要約力」

私が考える効率的な報連相は、「倒置法」という表現的なスキルではなく、「要約力」であるべきだと思っている。

要約力とは一言で言うと以下のとおり。

文章もしくは話しの要点を短くまとめること。

確かに簡潔ですね。そしてこの「要約力」とは会話だけでなく、我々のブログの中でも重要視されてもよいのかもしれませんね。

私もそうですが、どうしても余計な表現や自分視点の文章に溢れかえってしまいます。

要約力というスキルは能力や学歴は一切関係なく、いつでも誰でも練習で身に付くスキルだそうです(そんなこと言われてもね・・)。

さて皆さんもスキルアップしませんか?

「桃太郎」を100文字で

まずは「桃太郎」を100文字以内で説明をしてみましょう(このような繰り返しで習得できるそうですよ)。

私の解答例(100文字ピッタ!)

桃から生まれた桃太郎。おじいちゃんおばあちゃんに育てられ大人になり悪さをする鬼退治を決意。鬼ヶ島に向かう途中きびだんごで犬・猿・雉を仲間にし鬼退治をやり遂げる。村に戻り桃太郎は幸せに暮らしましたとさ。

外せないキーワード

「桃から生まれた」,「おじいちゃんおばあちゃん」,「鬼退治」,「鬼ヶ島」,「きびだんご」,「犬・猿・雉」

外してはいけないキーワードを文章にするだけで十分な要約になっていることがわかります。

練習で身に着ける「要約力」

まずは練習を繰り返せばスキルが身につくそうです。

コミュニケーション最大のカギ「要約力」の身につけ方3選
学生の方は、GD(グループディスカッション)や面接などで主体的なコミュニケーション力が試されます。ビジネスパーソンの方なら、営業やプレゼンなどシゴトのあらゆる局面で「伝えたいこと」「伝えるべきこと」を簡潔に述べるコミュニケーション能力が必須です。 しかし、「コミュニケーション力」とはよく問われるスキルの1つですが、イマ...
刹那
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ブログの場合は「要約力」よりも「SEO」が優先されますが・・。

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コメント

  1. まさきりお より:

    病院の仕事も同じようなことが言えます・・が・・それ以外の雑音が多いのが常でした。女性の多い職場は、その雑音を無視していると痛い目に合うのですよね~(^^;)理数系の世界のようにスパッとしているといいのですがσ(ーー*) ン-

    1+
    • 刹那刹那 より:

      報連相と雑音が入り混じると要約力どころじゃないですね。私もどちらかというと論理的じゃないと言葉の意味も理解できず、最近は年齢のせいなのか読解力も劣ってきました(ちょっと悲しい)。

      1+
  2. 天機 より:

    自分のブログ記事も、得てして冗長になりがちなので、考えさせられました。
    たしかに、ビジネスの現場をはじめ、要点や結論をずばっと先に言ったほうがいい場面は、
    多いですよね。

    2+
    • 刹那刹那 より:

      私の場合、要約力以前に。文章が長い、句読点の場所が違うと攻められておます。昔お客様の提案書て句読点の場所がが違うという理由で、提案書を捨てられたことがあります。お客様も国語の先生だったらしく最悪でした。

      1+
  3. おがわ より:

    倒置法なんかはブログの書き方にもよく言われていますよね。
    先に結論を書きなさい、と教授しているのをよく見かけます。
    (そんなセオリーはガン無視ですが・・・)

    要約力は大切かなと思います。相手に分かりやすいように
    要点を纏めた文章を書きたいものですが、なかなか難しいです(;^ω^)

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